Case · KI-Transformation
Eine Agentur bekommt ein KI-Betriebssystem.
BAFA-geförderte KI-Beratung und Umsetzung für We Influence People (WIP GmbH), eine sechsköpfige Boutique-Agentur für Musik- und Artist-Marketing: vom Audit über die Roadmap bis zu KI-Agenten, die im Tagesgeschäft echte Arbeit übernehmen.
Die Ausgangslage
Eine eingespielte Boutique-Agentur, seit 2017 am Markt, sechs Mitarbeitende, namhafte Acts im Portfolio — und das typische Wachstumsproblem wissensgetriebener Teams: Das Know-how steckt in Köpfen und Chatverläufen, wiederkehrende Content-Arbeit frisst Kreativzeit, und jede neue Kollegin fängt beim Wissensaufbau von vorn an.
Die Frage war nicht, ob KI helfen kann — sondern wie man sie so einführt, dass das Team sie im Alltag wirklich nutzt, statt ein weiteres Tool zu verwalten. Der Einstieg: eine staatlich geförderte Digitalisierungsberatung (BAFA).
Was getan wurde
- Audit aller Arbeitsbereiche — Interviews mit dem gesamten Team, vom Geschäftsführer bis zur Projektleitung
- BAFA-geförderte Digitalisierungsberatung mit klarer Umsetzungs-Roadmap
- Aufbau eines eigenen KI-Betriebssystems: dedizierter, dauerhaft laufender Rechner in der Agentur, zentrales Firmen-Repository als Wissensbasis
- Erste KI-Agenten im Einsatz: Redaktionsplan-Agent (liest Projektboards und Materialordner, liefert Caption- und Story-Vorschläge) und Monitoring-Auswertungen
- Anbindung der bestehenden Tools: Notion, Dropbox, Google Workspace — die Agentur musste nichts wechseln
- Live-Onboarding des Teams an echten Projekten statt Schulungsfolien
Was sich verändert hat
- Der Redaktionsplan-Agent hat sich im Live-Betrieb an einem echten Künstlerprojekt bewiesen — aus Projektboard und Rohmaterial werden fertige Caption- und Story-Vorschläge
- Firmenwissen wandert aus Köpfen und Chats in ein zentrales, versioniertes Repository — jede Regel, die einmal gelernt wurde, bleibt
- Das Team arbeitet selbst mit den Agenten — Onboarding an echten Projekten statt Blackbox, die nur ein Externer bedienen kann
- Die Beratung war staatlich gefördert — der Eigenanteil der Agentur lag deutlich unter dem Projektwert
- Nach Stufe 1 (Audit + Setup) folgt Stufe 2: weitere Agenten in Sprints, priorisiert nach dem größten Zeitgewinn
Konkrete Kennzahlen zu diesem Projekt teilen wir gern im persönlichen Gespräch.
Warum das für Ihren Betrieb zählt
Ob Agentur, Hotel oder Restaurant — das Muster ist dasselbe: Wissen steckt in Köpfen, wiederkehrende Arbeit frisst Zeit, und Tools allein lösen nichts. Genau so gehen wir auch bei Ihnen vor: erst verstehen (gefördert), dann bauen, dann das Team befähigen — damit die KI bei Ihnen arbeitet und nicht umgekehrt.
Ihr Betrieb steht vor so einem Schritt? Reden wir — bevor Sie investieren.
Im Erstgespräch ordnen wir Ihre Situation ehrlich ein: was zu tun ist, was es kostet und wie viel davon der Staat übernimmt. 30 Minuten, kein Verkaufsdruck.